Tio anledningar till att anlita en teknikinformatör

Om din produkt håller hög kvalitet, så skall också informationen om den göra det. Att låta en professionell teknikinformatör ta fram användardokumentationen bör ses som en självklarhet.

En professionell teknikinformatör har ett brett kunnande inom och intresse för teknik såväl som för språk och pedagogik och kan hjälpa till med en eller flera av följande punkter:

  1. Språklig expertkompetens
  2. Teknisk grundkompetens för att tillsammans med ämnesexperter ta fram dokumentation
  3. Textframställning, projektledning och arbetsprocesser
  4. Målgruppsanpassning och informationsdesign
  5. Val och införande av dokumentationslösning samt verktygskompetens
  6. Applicera företagets grafiska profil på den tekniska informationen
  7. Se till att företagets varumärken efterlevs i den tekniska informationen
  8. Ge företaget en röst – arbeta med framställning av företagsinterna termlistor
  9. Bistå vid upphandling av ytterligare teknikinformationsrelaterade produkter och tjänster
  10. Kvalitetsarbete – hjälpa till med kravanalys, metoder för kvalitetssäkring och kvalitetskontroll, samt kvalitetsmätning.

Bristande kvalitet i den tekniska informationen kan leda till:

  • Felaktig installation, handhavande och underhåll av produkten, vilket även kan leda till att produkten slits ut i förtid.
  • Dyra och onödiga kundsupportsamtal, eventuell utryckning till kunden och dyra reklamationsärenden.
  • Frustration och missnöje hos kunden som i sin tur leder till badwill i fråga om produkten och därmed risk för försämrad förutsättning för fortsatta affärer.
  • I värsta fall personskada, dödsfall och åtal.

En mer utförlig beskrivning

Här följer en mer utförlig förklaring till varför du skall anlita en professionell teknikinformatör för din tekniska information:

  1. Språklig expertkompetens
    Språket skall inte bara vara grammatiskt korrekt utan också konsekvent formulerat och lättläst. Många teknikinformatörer har språklig utbildning med sig i bagaget och kan se till att språket håller en professionell nivå. I annat fall behöver man en teknikredaktör som är specialiserad på detta.
  2. Teknisk grundkompetens för att tillsammans med ämnesexperter ta fram dokumentation
    Den tekniska bakgrunden hos en teknikinformatör kan skilja mycket från person till person, men oftast finns någon form av teknisk utbildning i bakgrunden, till exempel en kandidat- eller magisterexamen. Med sin tekniska grundkompetens kan teknikinformatören sätta sig in i olika tekniska verksamhetsområden och tillsammans med ämnesexperter ta fram dokumentation.
  3. Textframställning, projektledning och arbetsprocesser
    Teknikinformatörens huvudsakliga uppgift är att samla in, sammanställa och förmedla teknisk information på ett tydligt, kortfattat och effektivt sätt. I praktiken innebär det ofta att se till att få underlag från och intervjua den tekniker som tillverkat komponenten som skall beskrivas. Underlaget kan även bestå av specifikationer, ritningar, och bilder på produkten. Laborationsövningar och användbarhetsövningar kan också vara källor till dokumentation. När teknikinformatören samlat in, gjort ett urval ur, bearbetat och sammanställt all information skickas ett utkast till en eller flera tekniska granskningsinstanser för kvalitetskontroll. Det är också vanligt med redaktionella granskningar där stilmallar, grammatik och läsbarhet kontrolleras. Teknikinformatören kan behöva arbeta fram en iterativ och inkrementell arbetsprocess där han/hon själv skall kunna ta en projektledande roll. Materialet ska i slutändan vara korrekt (kvalitetssäkrat), konsekvent, hänga ihop logiskt och vara målgruppsanpassat. Slutligen ska teknikinformatören se till att materialet enkelt kan publiceras i tryckt och elektronisk form, i varianter och via kanaler som matchar användarens behov.
  4. Målgruppsanpassning och informationsdesign
    Informationen måste vara begriplig och lättillgänglig för att vara användbar. En teknikinformatör kan utföra målgruppsanalys och klassificera information i olika informationstyper. Baserat på detta växer en informationsstruktur fram.
  5. Val och införande av dokumentationslösning samt verktygskompetens
    Valet av dokumentationslösning är inte en självklarhet utan måste utvärderas utifrån en rad frågeställningar. Hur omfattande är dokumentationen, i vilken omfattning ställs det krav på profilanpassning, finns det behov av översättning, hur ser underhållskraven ut, skall det finnas fler publiceringssätt än ett (tex PDF och onlinehjälp), är single-source en nödvändighet, etc. En teknikinformatör hjälper till med valet av lösning. En teknikinformatör har också, eller kan skaffa sig, den verktygskompetens som krävs.
  6. Applicera företagets grafiska profil på den tekniska informationen
    När ett företags grafiska profil, framtagen av en professionell grafisk formgivare, skall införas också i den tekniska informationen kan det behövas specialanpassning. En teknikinformatör har ofta en grundläggande kompetens i typografi och kan tillsammans med en professionell formgivare ta fram en form som är lämplig för informationen. Teknikinformatören kan införa de nödvändiga stilmallarna.
  7. Se till att företagets varumärken efterlevs i den tekniska informationen
    En teknikinformatör ser till att företagets varumärken och varumärkespolicy efterlevs i informationen.
  8. Ge företaget en röst – arbeta med framställning av företagsinterna termlistor
    På ett företag är det ofta många olika personer som skriver olika typer av texter för olika sammanhang – både för internt och externt bruk.Det är marknadsavdelningens uppgift att utforma en enhetlig företagsröst. En teknikinformatör kan ta fram företagsinterna termlistor och samarbeta med en språkkonsult för att se till att den enhetliga företagsrösten slår igenom i den tekniska informationen. Saknar företaget en språkkonsult kan teknikinformatören även bistå med att ta fram skrivregler för företagets texter.
  9. Bistå vid upphandling av ytterligare teknikinformationsrelaterade produkter och tjänster
    I den mån det behövs ytterligare tjänster kan en teknikinformatör hjälpa till med kravställning vid upphandling av till exempel tryck, översättning, lösningsleverantör, grafisk formgivning, etc.
  10. Kvalitetsarbete – hjälpa till med kravanalys, metoder för kvalitetssäkring och kvalitetskontroll, samt kvalitetsmätning.
    Att dokumentation skall vara komplett och korrekt är en självklarhet. Men hur säkerställer man det och vilka fler krav ställs på en specifik dokumentation (till exempel någon extern standard som skall uppfyllas)? En teknikinformatör kan hjälpa till med kravanalys, metoder för kvalitetssäkring och kvalitetskontroll, samt kvalitetsmätning.